Session 3 - Gestion des connaissances : notion de système de gestion de connaissances (SGC)
1 - Fonctionnalités d'un SGC
La notion de système de gestion de connaissances (SGC) suppose des fonctions de cognition permettant de s'approprier des connaissances et une fonction de compétence permettant d'enrichir le patrimoine. Ce sont les acteurs du réseau de savoir qui sont à l'origine de ces flux. Ils exploitent intensivement le système d'information mais pas uniquement naturellement. Les fonctionnalités informationnelles sont toutefois essentielles puisqu'elles permettent d'inscrire les connaissances et de rendre ces connaissances aisément disponibles pour l'interprétation et l'appropriation.
Dans cette partie, on s'intéresse spécifiquement à détailler les fonctions et sous-fonctions qui sont associées aux fonctionnalités cognitives usuelles. Les fonctionnalités sont données pour illustrer ce qu'un individu réalise, tandis que les fonctions et sous-fonctions s'efforcent d'être génériques pour rendre compte d'un traitement facilitant cette fonction cognitive pour l'individu.
Le tableau suivant a été proposé par le Club "Gestion des Connaissances" et présenté par Leprêtre dans [Technology Maturity Model, Trends in Enterprise Knowledge Management, ISTE, Londres, 2006]
| Fonctions cognitives | Sous-fonctions | Fonctionnalités |
| Capter | Percevoir |
|
| Capitaliser | Mémoriser |
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| Caractériser |
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| Comprendre | Analyser |
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| Reformuler |
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| Raisonner |
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| Transmettre | Exprimer |
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| Apprendre |
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| Communiquer |
|
Il est important de noter que le système d'information
assiste ces fonctions cognitives mais ne constitue pas à lui
seul ces fonctions cognitives, même si certains
systèmes (approche de l'intelligence artificielle par
exemple) tentent de mimer ces processus cognitifs par des
représentations et des "moteurs" de raisonnement.
L'évaluation économique peut être faite selon une "quotation" du capital connaissance, mais nécessite que chaque connaissance (une information à laquelle un sens est donné dans un contexte particulier) soit valorisée. C'est l'ensemble du patrimoine qui peut être globalement estimé, mais probablement pas chaque "unité de connaissance" de cette manière en tout cas.
Il existe des travaux tentant de donner une notation qualitative (maturité par exemple) sur les connaissances : il s'agit d'associer à un document ou à des données un indice de maturité donnant une indication de l'utilisabilité de la connaissance ainsi inscrite. Une telle évaluation doit respecter un protocole de validation nécessitant une instrumentation particulière du système d'information. Par exemple, le système d'information est instrumenté par des mécanismes d'annotation qui permettent non seulement de fournir une "note" (une valeur) mais aussi les conditions contextuelles qui feront que cette information prendra du sens.
Une autre approche proposée par Jean-Louis Ermine repose sur la notion "d'entropie" des connaissanes.
La "quantité" de connaissance est possible à estimer lorsque le "patrimoine" de connaissances est tangible, c'est à dire est explicitée dans le système d'information par des inscriptions documentaires ou des données contextualisées. On peut alors faire des mesures sur sa quantité (information), sa complexité relationnelle (sens) et son usage (contexte).
Un exemple d'évaluation serait :
-
Information
-> nombre d'ouvrages dans une
bibliothèque
- Sens ->
complexité de l'organisation des ouvrages
(calculée à partir des
références
croisées auteurs;mots-clés;mots du
titre;thèmes
etc.)
- Contexte
-> nombre d'ouvrages consultés,
empruntés, nombre de personnes emprutant des ouvrages.
On voit bien comment Internet et ses systèmes de recommandation exploitent d'une certaine manière cette approche (avec des approches assez variées mais reposant quasiment toutes sur des données statistiques de répartition, de discrimination et d'usage.
Cette
mesure peut être complexifiée en exploitant la
modélisation systèmique qui ajoute les dimensions
sémiotiques à chaque
élément à
évaluer: dimensions structurelle, fonctionnelle et
génétique.
La dimension
structurelle -> quantité d'information
La dimension
fonctionnelle -> complexité algorithmique
La dimension
génétique -> indice de
versioning (cette dimension est d'ailleurs bien mal rendue par les
autres estimateurs de valeur d'un capital de connaissances).
La question de la cartographie des connaissances concerne la meilleure
manière de rendre "visibles" et "intelligibles" les
connaissances de l'entreprise. Dans ces connaissances, leur
criticité est un gage d'importance et de
caractérisation
de l'entreprise.
Dans le cadre de la gestion des connaissances, faire une carte de ces
connaissances consiste à en proposer une description
structurée se prêtant à un usage de
repérage. Cette carte fait apparaître des
"domaines" de
connaissance qui doivent être estimés en terme de
criticité également.
On peut par exemple représenter une telle carte sous la
forme d'une carte conceptuelle. La carte ci-dessous concerne un
patrimoine de connaissances portant sur les systèmes
d'information d'une entreprise.
Dans une telle carte les feuilles doivent pouvoir être évaluées séparément pour donner une idée de l'importance du patrimoine. Par exemple, on peut donner une note sur 10 à chacune des feuilles sur la criticité des connaissances associées : on peut également associer à ces feuilles des critères de qualité permettant d'estimer la valeur par exemple.
© Alain Mille Août 2008